O să-ți spun direct: reușita unei nunți nu stă în perfecțiune, ci în claritate, în alegeri asumate și în oamenii potriviți lângă tine. Ghidul acesta este făcut să-ți dea siguranță și ritm. Îl citești cap-coadă ca pe o hartă, apoi îl folosești ca pe o agendă: bifezi, adaptezi, respiri. E sincer, practic și ancorat în realitate.
Cronologia care te ține pe șine
Cu 12–18 luni înainte
- Viziune și buget: Stabiliți cum vreți să se simtă ziua voastră și care e bugetul realist, cu marjă de siguranță.
- Lista invitaților (draft): Dimensiunea evenimentului dictează aproape toate deciziile următoare.
- Locație: Rezervă spațiul potrivit (interior, exterior, mix). Verifică capacitatea reală, acustica, orele-limită.
- Foto + video: Prioritizează echipele alese pentru stilul lor, nu doar pentru preț sau „pachet”.
- Muzică: Alege formația sau DJ-ul și verifică repertoriul, echipamentele, pauzele.
- Planificator sau coordonator: Decideți dacă lucrați cu un wedding planner sau doar cu un coordonator de zi.
Cu 9–12 luni înainte
- Oficierea civilă și religioasă: Rezervă datele și pregătește actele necesare.
- Concept vizual: Culori, estetică, nivel de formalitate, atmosferă (nu „teme rigide” dacă nu vi se potrivesc).
- Rochie și costum: Începe probele, ține cont de confort, mobilitate și de sezon.
- Decor și flori: Alege un stil adaptat bugetului și disponibilității florilor în sezon.
- Make-up și hair: Rezervă echipele; cere portofolii cu lucrări în lumină naturală.
Cu 6–9 luni înainte
- Save the date: Trimite (digital sau print) dacă ai invitați din alte orașe/țări.
- Verighete: Comandă din timp pentru ajustări.
- Meniu și băuturi: Programează degustări; verifică opțiunile pentru diete speciale.
- Cazare și transport: Blochează camere și conturează logistica invitaților din afara orașului.
- Programul zilei (draft): Ore-cheie pentru pregătiri, ceremonii, sesiuni foto, primul dans, tort.
Cu 3–6 luni înainte
- Invitații oficiale: Trimite și setează un deadline ferm pentru RSVP.
- Probe finale ținute: Rochie, costum, pantofi, ajustări.
- Playlist și momente: Stabilește mixul muzical și momentele speciale (intrări, dansuri, tort).
- Ședința foto de logodnă: Opțional, excelentă pentru a vă obișnui cu camera.
- Plan de mese: Schelet de seating; rezervă locuri pentru furnizori unde e cazul.
Cu 1–3 luni înainte
- Confirmări finale: Număr de invitați, meniuri speciale, ore de montaj.
- Contracte și plăți: Verifică termenele, penalitățile, orele suplimentare.
- Plan B pentru vreme: Copertine, setări indoor, pături/evantaie, umbrele.
- Brief foto-video: Momente importante, lista oamenilor-cheie, limitele de intruziune.
Cu 1 săptămână înainte
- Verificare furnizori: Confirmă ore, adrese, contacte, acces, alimentare electrică.
- Kit de urgență: Ață, ace, plasturi, calmante, șervețele umede, bandă dublu-adezivă.
- Delegări: O persoană pentru plicuri și plăți, una pentru cadouri, una pentru furnizori.
Ziua nunții
- Respiră: Ai făcut tot ce ținea de tine. De aici, trăiești momentul!
Buget realist și locurile în care „se scurge”
Primul pas în planificarea unei nunți este să accepți că bugetul nu este doar o cifră pe hârtie, ci un organism viu. Se schimbă, se ajustează și, dacă nu-l supraveghezi, se scurge pe nesimțite în detalii care nu contează cu adevărat pentru voi.
În mod obișnuit, cea mai mare parte din buget — undeva între o treime și jumătate — se duce pe locație, meniu și băuturi. Este firesc: acestea sunt elementele care găzduiesc și hrănesc întreaga experiență. Urmează fotografia și filmarea, care merită între 10 și 18% din total, pentru că sunt singurele care rămân vii mult după ce muzica s-a oprit.
Muzica — fie că alegi o formație live sau un DJ — își ia partea ei, de obicei între 8 și 15%, mai ales dacă vrei echipamente de calitate și un repertoriu adaptat tuturor generațiilor. Decorul și florile pot consuma între 8 și 15% din buget, în funcție de cât de elaborată este viziunea ta și de sezonul în care are loc nunta.
Ținutele mirilor — rochie, costum, pantofi și accesorii — se încadrează de regulă între 6 și 12%. Machiajul și coafura ocupă un procent mai mic, 2–5%, dar sunt esențiale pentru confortul și încrederea din ziua nunții. Papetăria (invitații, meniuri, carduri de masă) și tortul cu candy bar-ul își iau fiecare câte 2–6%, iar logistica (transport, cazare pentru invitați) poate ajunge la 3–8%. Dacă alegi să lucrezi cu un wedding planner sau un coordonator de zi, rezervă între 3 și 7% pentru acest serviciu — îți poate salva mult mai mult decât costă.
Și apoi vin „micile scurgeri” de buget: ore suplimentare la locație, prelungiri pentru formație sau DJ, upgrade-uri la băuturi, taxe de dop, transport pentru furnizori, decor floral suplimentar, închirierea unor echipamente neprevăzute. Sunt sume care, luate separat, par mici, dar adunate pot însemna câteva mii de lei în plus.
Sfatul meu: prioritizează ce rămâne în timp și ce contează pentru voi. Investește în amintiri și în experiența pe care o vor trăi oamenii apropiați. Restul poate fi ajustat fără ca nunta să-și piardă sufletul.
Furnizorii buni se aleg cu întrebările potrivite
Fotograf
- Stil: Ce tip de narațiune vizuală livrezi? Documentar, editorial, cinematic?
- Portofoliu complet: Pot vedea o nuntă cap-coadă, nu doar highlights?
- Lumini dificile: Exemple în ploaie, noapte, interior întunecat?
- Contract: Termene livrare, număr imagini, drepturi de utilizare, backup-uri?
- Prezență: Cum te miști în ziua nunții — discret sau direcționezi?
Videograf
- Poveste: Te focusezi pe sunet ambiental, vows, interviuri?
- Tehnic: Stabilizare, audio backup, filmare low-light?
- Formate: Highlight, film lung, livrabile, licențe muzicale?
Muzică
- Repertoriu: Adaptabilitate pentru generații diferite? Pauze planificate?
- Tehnic: Microfoane pentru oficiere, backup echipament, DJ pentru pauze?
- Restricții locație: Limită fonică, ora de închidere?
Locație
- Capacitate reală: Număr de persoane „confortabil”, nu maxim absolut.
- Plan B: Spațiu indoor echivalent, logistică mutare rapidă.
- Catering: Degustare, diete speciale, taxa de dop, oră limită service.
Decorator/Florist
- Sezon: Ce flori sunt disponibile în data voastră? Alternative estetice mai „prietenoase”.
- Reutilizare: Mutări de aranjamente între momente, fără costuri ascunse.
- Logistică: Timpi de montaj/demontaj, acces la curent, restricții locație.
Make-up & Hair
- Probe target: Machiaj testat în lumină naturală, rezistență 10+ ore.
- Echipă extinsă: Pentru domnișoare/mame, fără întârzieri în timeline.
Planner/Coordonator de zi
- Rol clar: Timeline, furnizori, crize, plăți, seating, comunicare.
- Experiență: Nuntă similară ca mărime/complexitate? Studii de caz.
Sfat: semnează doar după contract clar, termene, ore, penalități și plan de backup.
Etichetă modernă și gestionarea invitaților
- RSVP ferm: Include deadline, canal unic (formular/WhatsApp), remindere automate.
- Plus-one: Definește regula (doar parteneri stabili), comunică politicos, dar clar.
- Copii la nuntă: „Kids welcome” cu colț dedicat sau „adults only” anunțat din timp.
- Dietă: Strânge preferințe alimentare în formular. Marchează mesele special.
- Seating: Combinație între familii, prieteni și „punți” — evită mese monolitice.
- Invitații digitale: OK dacă reflectă stilul vostru și respecți regulile de RSVP.
Designul experienței. Cum creezi memorabilul
- Atmosferă: Alege 2–3 cuvinte-ghid (ex.: cald, sincer, elegant relaxat). Toate deciziile trec pe aici.
- Lumină: Ghirlande calde, lumânări, dimming la dansuri — lumina creează emoție, nu doar decorul.
- Ritmul serii: Alternanță între momente tari (intrare, discurs, dansuri) și „respirații”.
- Moment foto „adevărat”: O pauză scurtă doar voi doi la apus. Nu pentru poze, ci pentru voi. Pozele vin ca urmare.
- Colțuri vii: Guestbook audio, instant cam pentru invitați, colț de scris mesaje discret.
Tip: alege simboluri care vorbesc despre voi (o melodie, o aromă, un detaliu de familie) — devin ancora emoțională.
Documente, contracte și lucruri pragmatice
- Acte civil/religios: Buletine, certificate medicale (unde e cazul), timbre fiscale, dovadă programare.
- Contracte: Termene, ore suplimentare, clauze de anulare, forță majoră, acces și curățenie.
- Asigurare eveniment: Pentru locații mari/OUTDOOR, e o plasă reală de siguranță.
- Mese furnizori: Planifică mese simple, la ore rezonabile, aproape de sală.
- Transport: Șofer desemnat pentru voi, transferuri pentru invitați-cheie.
- Curent & echipamente: Verifică cerințele de putere pentru band/DJ, generator în exterior
Plan de criză. Când nu iese ca în poze
- Ploaie/vânt: Copertine, umbrele, deck uscat, schimbare rapidă la indoor, prosoape la intrări.
- Întârzieri: Mută discursuri/dansuri, taie un moment neesențial, comunicare scurtă cu echipa.
- Cade un furnizor: Contract cu clauză de înlocuire, listă de backup-uri, coordonatorul sună și acoperă.
- Rochie/coafură: Kit de croitorie, fixativ, agrafe, bandă dublu-adezivă, pantofi de rezervă.
- Sănătate: Apă, gustări, pauze scurte, antihistaminice, plasturi. Nu te sacrifica pe altarul perfectului.
- Pană de curent: Generator programat sau plan muzică de rezervă, lumânări pregătite.
Regula de aur: când apare o problemă, înlocuiești, nu forțezi! Oamenii țin minte emoția, nu logistica.
Psihologia planificării. Relația înainte de décor
- Limite cu familia: Mulțumește-i și roag-o să contribuie pe o zonă clară. Spune „nu” elegant când vă schimbă direcția.
- Vorbe între voi: Ce e non-negociabil? Ce e „nice to have”? Unde facem compromis?
- Stres: Împarte taskuri, ia pauze „fără nuntă”, practică răspunsul scurt la opinii necerute.
- Ziua voastră: Voi sunteți centrul. Nu programul. Dacă simți că te sufoci, ieșiți 10 minute la aer. E permis.
Sustenabil și de bun-simț
- Flori locale și de sezon: Arată bine, costă corect, rezistă mai bine.
- Papetărie: Mix print premium pentru esențiale + digital pentru rest.
- Donații: În loc de mărturii uitate, donați către o cauză — cu un card discret pe masă.
- Reduci risipa: Meniu adaptat real la număr, pachete late-night gândite cu cap.
Ziua nunții. Run-sheet și bagajul care te salvează
Program orientativ al zilei
- Dimineață: Make-up & hair, mic dejun sărat, hidratare, livrare buchet.
- Pregătiri: Detalii ținute, scrisori, cadre cu părinții, primer look dacă doriți.
- Deplasare ceremonii: Timp tampon realist, cine conduce, unde parcăm.
- Oficiere: Microfoane, muzică discretă, oamenii de fotografiat după ceremonie.
- Recepție: Intrare, toast scurt, cină cu muzică pe fundal, dansuri, tort, party.
Bagaj util
- Îngrijire: Corector, pudră, ruj, șervețele, parfum mic, gumă de mestecat.
- Tehnic: Încărcătoare, power bank, agrafe, bandă dublu-adezivă.
- Confort: Balerini aduși la timp, plasturi, anti-balonare, apă.
- Documente & bani: Contracte, plicuri furnizori, act identitate.
După nuntă. Închiderea frumoasă a cercului
- Mulțumiri: Mesaje/cărți poștale către invitați, furnizori-cheie, nași și părinți.
- Selectarea fotografiilor: Alegeți favoritele pentru album, nu totul. Calitate, nu cantitate.
- Album & printuri: Un album fizic e o ancoră. Alege materiale care rezistă.
- Recenzii: Lasă feedback sincer furnizorilor — ajută și pe alții.
- Retururi și schimbări: Ținute accesorii, obiecte închiriate, eventual nume de familie.
Checklist master — pentru bifat
- Viziune & buget: Stabilite, cu marjă de 10–15% pentru neprevăzute.
- Lista invitaților: Draft, apoi final; sistem RSVP funcțional.
- Locație: Contract, plan B, ore, catering, restricții.
- Foto-video: Stil, portofoliu complet, termene, drepturi, backup.
- Muzică: Repertoriu, tehnic, pauze, limită oră.
- Oficieri: Date rezervate, documente pregătite.
- Ținute: Probe, ajustări, confort, pantofi de rezervă.
- Make-up & hair: Probe, timing, echipă extinsă la nevoie.
- Decor & flori: Sezon, reutilizare, logistică montaj.
- Papetărie: Save the date, invitații, meniuri, carduri loc.
- Meniu & băuturi: Degustări, diete speciale, taxa de dop.
- Cazare & transport: Blocate, comunicate clar invitaților.
- Programul zilei: Ore, contacte, timpi-tampon.
- Plan de criză: Vreme, curent, furnizori, sănătate.
- Plăți & contracte: Avansuri, scadente, ore suplimentare.
- Delegări: Plicuri, cadouri, coordonare furnizori.
- Bagaj & kit: Îngrijire, tehnic, confort, documente.
- Follow-up: Mulțumiri, recenzii, albume, retururi.
Un gând personal, din spatele obiectivului: cele mai frumoase nunți nu au fost cele „perfect planificate”, ci cele cu oameni împăcați cu alegerile lor. Când voi doi sunteți bine, totul se așază.
Dacă vrei, transform acest ghid în:
- Checklist descărcabil pe luni/săptămâni, gata de print.
- Calendar editabil cu remindere.
- Set de template-uri: mesaje RSVP, plan de masă, brief pentru furnizori.
George Hostinar — om și fotograf care înțelege realul, nu doar fantezia din poze. Sunt acolo pentru voi, în lucrurile care se văd și în cele care doar se simt.
📖 Glosar de termeni esențiali în organizarea unei nunți
📩 RSVP: Répondez s’il vous plaît – „Vă rog să răspundeți”. Confirmarea participării la eveniment, cu termen-limită. Exemplu: „Vă rugăm să confirmați până la 1 mai prin formularul online.”
📋 Run sheet: Planul detaliat al zilei, cu ore exacte și responsabilități. Exemplu: 14:00 – pregătiri mireasă; 16:00 – ceremonie civilă; 18:00 – recepție.
👤 Plus one: Invitatul are dreptul să aducă o persoană însoțitoare. Exemplu: „Invitația include +1, vă rugăm să confirmați numele însoțitorului.”
📅 Timeline: Cronologia completă a pregătirilor și a zilei nunții. Exemplu: Plan pe luni înainte de eveniment, apoi pe ore în ziua nunții.
📸 First look: Momentul în care mirii se văd pentru prima dată în ziua nunții, înainte de ceremonie. Exemplu: O întâlnire privată, fotografiată discret, pentru emoție autentică.
🎥 Highlight video: Montaj scurt (3–5 minute) cu cele mai importante momente ale nunții. Exemplu: Clipul pe care îl vei arăta prietenilor sau pe social media.
🎶 Processional / Recessional: Processional: Intrarea mirilor și a alaiului la ceremonie / Recessional: Ieșirea mirilor după ceremonie. Exemplu: Alegerea muzicii pentru aceste momente.
🪞 Moodboard: Colaj vizual cu idei de decor, culori, ținute, atmosferă. Exemplu: Un panou Pinterest cu inspirații pentru tema nunții.
📝 Vendor: Orice furnizor implicat în nuntă: fotograf, florist, DJ, planner. Exemplu: „Avem 8 vendors confirmați pentru ziua nunții.”
💌 Save the date: Anunț trimis înaintea invitației oficiale, pentru a rezerva data în calendarul invitaților. Exemplu: O fotografie cu voi doi și data evenimentului, trimisă digital.
🎤 MC (Master of Ceremonies): Persoana care coordonează momentele și anunțurile în timpul evenimentului. Exemplu: Poate fi DJ-ul, un prieten apropiat sau un profesionist.
🪑 Seating chart: Planul cu aranjarea invitaților la mese. Exemplu: Panou la intrare cu numele invitaților și numărul mesei.
🎂 Cake cutting: Momentul tăierii tortului, adesea însoțit de muzică și fotografii. Exemplu: Poate fi programat înainte de dansul final.
📦 Favors / Mărturii: Cadouri simbolice oferite invitaților. Exemplu: Borcănele cu miere, plante în ghiveci, produse artizanale.
🕯️ Ambient lighting: Iluminare ambientală care creează atmosferă: lumânări, ghirlande, spoturi calde. Exemplu: Lumină caldă la dansul mirilor pentru efect cinematic.
🛠️ Plan B: Soluția de rezervă pentru vreme rea sau situații neprevăzute. Exemplu: Mutarea ceremoniei în interior dacă plouă.
